Le bureau physique a-t-il toujours sa place ?
Dans la transition vers l’ère post-pandémie, plusieurs dirigeants d’entreprise, équipes RH et gestionnaires de parc immobilier se questionnent sur la place à donner au bureau physique. Pendant que la poussière s’accumulait sur les tables et les classeurs, la productivité des travailleurs du savoir a été maintenue à distance. Alors que chaque employé est parfaitement équipé pour travailler de la maison, comment concilier domicile et bureau ?
Pour la grande majorité des entreprises, le mode de travail pré-COVID-19, avec son 9 à 5 au bureau du lundi au vendredi, est révolu. Horaires flexibles, bureaux partagés, aménagement du temps de travail : le mot d’ordre est certainement souplesse. Et ça plaît : selon un sondage KPMG mené, 71 % des Canadiens sont d’avis qu’un milieu de travail hybride ou un bureau hybride devrait constituer la nouvelle norme.
Bien qu’on s’y présente pour accomplir des tâches, le bureau est un lieu où se rassembler autour d’une vision commune. Il est le point d’ancrage pour la culture organisationnelle, pour donner un esprit de corps et une raison d’être.
Le lieu de travail facilite les connexions et les échanges et favorise l’innovation par la collaboration, souvent informelle. Le bureau devrait servir à s’y retrouver en équipe pour faire avancer les projets et à briser la solitude des télétravailleurs. Bon nombre d’études démontrent d’ailleurs que des interactions en face à face amènent un plus grand engagement et une meilleure coopération.
Pour soutenir cette nouvelle vocation, il faut nécessairement repenser les espaces de travail. Exit les longs corridors de cubicules attitrés et cloisonnés : les lieux doivent être aménagés pour collaborer et réfléchir en équipe. Bon nombre d’entreprises mettent en place une méthode de gestion de bureaux partagés — baptisée hoteling, en anglais — pour faciliter l’attribution des places temporaires. Plusieurs plateformes, notamment Kadence et Envoy, offrent des solutions pratiques pour faciliter cette gestion.
Chaque espace devrait non seulement être partageable, mais aussi être propice aux rencontres et inciter au travail d’équipe. Le Harvard Business Review rapporte l’exemple de la maison olympique de Lausanne, en Suisse. Du design au choix des matériaux, tout a été pensé pour favoriser les échanges dans les espaces communs, comme l’imposant escalier central et les ilots de travail feutrés.
Photo © 2019 / International Olympic Committee (IOC) / Mørk, Adam]
La machine à café a souvent été le symbole ultime de la perte de temps. On comprend aujourd’hui mieux son importance dans la dynamique de travail. Les discussions autour de la machine à café ont beau être informelles, elles ne sont pas inutiles. C’est d’ailleurs là, l’une des grandes lacunes du télétravail : le manque d’espace informel, de conservations impromptues et de discussions de coin de table.
« Je ne savais pas que tu travaillais sur ce projet ! Tu devrais parler à Joanne, elle a fait une analyse de marché qui pourrait t’intéresser. » « Isabelle m’a dit que tu faisais de la compétition de vélo de montagne. Je rencontre un client potentiel dans le domaine du plein air la semaine prochaine, pourrais-tu jeter un coup d’œil à mon plan marketing ? » Ces exemples de discussions trouvent difficilement leur place dans les rencontres virtuelles qui s’enchaînent à un rythme fou, laissant peu de place à la socialisation.
Pour une cohésion d’équipe, les gens doivent se rejoindre au niveau émotionnel, humain. Si chaque rencontre a un objectif — comme c’est toujours le cas avec les rencontres virtuelles —, les interactions permettent peu de socialiser. Ce manque de spontanéité et ses répercussions sont difficiles à chiffrer, mais ils sont ressentis par la grande majorité des employés, surtout les nouveaux employés. Ceux-ci ont souvent besoin de plus de temps pour bien comprendre les rouages et les non-dits d’une entreprise lorsqu’ils sont intégrés entièrement à distance.
Le modèle de travail hybride s’écrit au moment même où vous lisez ces lignes. Personne n’a encore assez de recul sur cette tendance pour dicter la dynamique « présentiel versus virtuel » qui devrait s’établir dans votre entreprise.
Par contre, pour réussir votre transition, il importe de :
Alors que la flexibilité est recherchée par vos futurs employés, la vocation du bureau physique doit être repensée. Certes, il n’est plus essentiel pour être productif. Si vos employés vont dorénavant se présenter au bureau pour collaborer et échanger, votre rôle est de vous assurer que les espaces mis à leur disposition sont flexibles et adaptés pour soutenir ce type de travail.
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